Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie unterstützt das Datenformat ZUGFeRD, das den Austausch von Daten ermöglicht. Es hat hierzu praktische Informationen bereitgestellt, die dieses Top-Thema aufgreift.
Die Erleichterungen:
Die elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Datenformat ermöglicht den Austausch von Daten ohne vorherige Absprache der Partner über das Datenformat. Als Container wird eine pdf/A3-Datei genutzt. In diese Datei werden strukturierte XML-Daten eingebunden. Damit gibt es kein Entweder-oder, also analog oder digital, sondern es gibt ein „Sowohl-als-auch“, ein maschinenlesbares Dokument, das als pdf auch immer menschenlesbar ist, wie bislang die analoge Rechnung auf Papier. ZUGFeRD steht für Zentrale User Guideline Forum elektronische Rechnung Deutschland.
Die entscheidende Erleichterung gegenüber heute genutzten Datenaustauschverfahren für elektronische Rechnungen ist ein Austausch von Rechnungen ohne vorherige Absprache.
Das FeRD-Rechnungsdatenformat erlaubt es,
· Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF Datei zu übermitteln und
· diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten.
Die Verbuchung kann vollständig automatisiert werden. Steuer- und handelsrechtliche Anforderungen an elektronische Rechnungen sind beachtet.
Ein zusätzlicher Vorteil:
Auf jeder Station vom Versender bis zum Empfänger gibt es eine Rückfallmöglichkeit in die analoge Welt: Es kann immer noch ganz altmodisch eine Rechnung auf Papier ausgedruckt werden.
Die finale Version 1.0 des ZUGFeRD-Datenformats extended steht seit dem 25. Juni 2014 zum Dowlnoad bereit.
Erste Erfahrungen aus der Praxis
Ein Unternehmen, das das ZUGFeRD-Datenmodell auf der Rechnungsausgangsseite einsetzt, spart durch den Einsatz des Datenformatas verbunden mit einer Prozessoptimierung rund 10 EUR. Es senkt die Kosten um 60 Prozent je Rechnung . Darüber hinaus werden im Durchschnitt die Rechnungen 5,3 Tage früher bezahlt.
Von den Neukunden akzeptieren 97 Prozent eine elektronische Rechnung. Bei den Bestandskunden gingen die Zahlungen in 30 Prozent der Fälle schneller ein.
Mit dem übergreifenden Datenformat wird der digitale Rechnungsaustausch gerade auch für kleinere Unternehmen ohne vorherige Abstimmung des Datenformats möglich. Die Geschäftsbeziehungen können sowohl zwischen Unternehmen als auch zu Behörden deutlich entbürokratisiert werden.
Das Format erfüllt EU-Vorgaben
Die Basis für das FeRD-Rechnungsdatenformat sind anerkannte internationale Standards auf der Grundlage von UN/CEFACT CII (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business Cross Industry Invoice), der ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) sowie den auf Europäischer Ebene spezifizierten „Message User Guidelines“ (MUG). Bisher bestehende Formate werden nicht ersetzt, sondern durch den jetzt definierten Kern in Form des FeRD-Formats ergänzt.
Das ZUGFeRD-Datenformat nutzt die Techniken und Bibliotheken die für electronic data interchange (EDI) in der Groß-Industrie bereits seit langem genutzt werden.
Grundlage für die Normierung eines europäischen Rechnungsstandards
Das ZUGFeRD-Datenformat wurde von Unternehmen aus der Automobilindustrie, dem Einzelhandel, dem Bankensektor, der Software-Industrie, aber auch vom öffentlichen Sektor erarbeitet. Es entspricht den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr aufgenommen und angewendet werden. Deshalb wird das Datenformat beim Europäischen Komitee für Normung (CEN) als deutscher Vorschlag eingebracht, damit es als Grundlage bei der Normierung eines europäischen Rechnungsstandards übernommen werden kann.
Mit der am 26. Mai 2014 in Kraft getretenen Richtlinie 2014/55/ EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (im folgenden „Rechnungsrichtlinie“ soll eine europäische Norm für die Kernelemente einer elektronischen Rechnung geschaffen werden. Die EU legt damit in erster Linie die Grundlage für ein einheitliches Rechnungsformat in den öffentlichen Verwaltungen fest.
Die EU-Richtlinie gilt auch für den Geschäftsverkehr von Unternehmen
Die EU-Mitgliedstaaten müssen sicherstellen, dass die öffentlichen Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnung entsprechen. Die Richtlinie hat aber nicht nur Bedeutung für den öffentlichen Sektor; sie weist — wie Erwägungsgrund 22 der Rechnungsrichtlinie verdeutlicht — über diesen hinaus und die Norm sollte auch für die Verwendung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen geeignet sein: „Die Kommission sollte aus diesem Grund sicherstellen, dass die Norm nicht nur allein für den Bereich der Vergabe öffentlicher Aufträge entwickelt wird, sondern auch von privaten Wirtschaftsteilnehmern in ihren Geschäftsbeziehungen untereinander verwendet werden kann".
Diese Voraussetzungen erfüllt das ZUGFeRD-Datenformat, weil es bereits in der Wirtschaft eingesetzte Standards nutzt und darauf aufbaut.
Fungiert die Mail nur als Transporthülle, etwa wie der Briefumschlag in der analogen Welt, dann kann sie gelöscht werden. Der Briefumschlag wurde schließlich auch weggeworfen.
Enthält die Mail aber handelsrechtliche Informationen, etwa ein Prozent Skonto mehr bei Sofortzahlung, dann ist sie aufzubewahren, wie übrigens das Kuvert aus der analogen Zeit auch, wenn außen ein Aufdruck mit solchen Sonderkonditionen stand.
Welche Schlußfolgerungen sind daraus für die digitale Welt zu ziehen?
Wenn durch Verabredungen, AGB oder ähnliches sichergestellt ist, dass niemals handelsrechtliche Informationen in der Mail stecken können, dann kann sie gelöscht werden. Andernfalls sollte Sie – Speicherplatz kostet wenig – irgendwo, ganz hinten bzw. unten beim gemanagten Dokument so „datensparsam“ wie möglich angeheftetwerden.
Was ist das Original bzw. die Kopie/Duplikat?
Das BMF hat dies für die Umsatzsteuer im BMF-Schreiben vom 2.7.2012 "Umsatzsteuer; Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011" geregelt (vgl. BMF-Schreiben vom 2.7.2012).
Dort werden auf Seite 1 f die Rechnung auf Papier und die Rechnung in elektronische Form gleichgestellt. Auf Seite 4 im dritten Absatz wird geregelt, dass jederzeit auf Verlangen eine Einsicht in die gespeicherten Daten zu gewähren ist. Ein Ausdruck auf Papier ist nicht zulässig.
Daraus folgt, dass als Beleg das angesehen wird, was der Steuerpflichtige verarbeitet hat. Denn Einsicht kann bei einem hybriden Dokument nur in das gewährt werden, was verarbeitet worden ist.
| Kurz-Formel: Wird eine pdf verarbeitet, etwa per OCR oder manuell, dann ist die pdf der Beleg; wird eine xml-Datei ausgelesen und verarbeitet, ist die xml-Datei der Beleg. |
Unter den Daten, die inhaltlich identisch sein müssen, handelt es sich um die Daten, die gemäß § 14 UStG eine Rechnung ausmachen. Firmen-Logos und etwa Weihnachtsgrüße, die auf einer Rechnung in Papier oder auf pdf zu finden sind, müssen nicht übertragen werden.
Es bleibt noch die eher theoretische Frage, was ist, wenn pdf und xml inhaltlich abweichen? Steuerrechtlich gelöst, wird das über die Frage nach dem Beleg. Praktisch dürfte das aber keine Rolle spielen, ebenso wie heute niemand eine Tabelle in Tabellenkalkulationsprogrammen personell nachrechnet, da jeder auf die Qualität des Programms vertraut. Das Vertrauen schwindet erst, wenn Fehler entdeckt werden.
Das ersetzende Scannen von Originalunterlagen unter steuerrechtlichen Gesichtspunkten betrachtet
Mit der Einführung der elektronischen Rechnung werden Unterlagen auf Papier nicht sofort und völlig verschwinden. Ein Rest wird bleiben. Davon wird aber der größte Teil geeignet sein, durch ersetzendes Scannen digitalisiert zu werden. Das bedeutet, dass die Originalunterlagen nach dem Scannen vernichtet werden können.
Vorab: Nicht alle Unterlagen können aus rechtlichen Gründen durch Scannen ersetzt werden, etwa Bürgschaftserklärungen oder Urkunden, die durch eine besondere Heftung, wie durch Siegel oder Prägestempel aus Papier besonders gesichert sind. Übrigens hilft hier auch kein noch so technisch aufwändiges Scannen etwa nach der höchsten Anforderungsstufe der technischen Richtline 03138 "Ersetzendes Scannen (RESISCAN)" des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) (vgl. "Technische Richtlinien 03138").
Allerdings empfiehlt es sicher auch hier dennoch eine digitale Arbeitskopie zu fertigen, um das Wiederfinden in einer herkömmlichen Ablage zu erleichtern.
Aktualisierte Grundsätze der Finanzverwaltung
Anders sieht es aus, wenn Originalunterlagen für steuerliche Zwecke digitalisiert werden sollen. Das Steuerrecht verlangt keinen Beweis, sondern nur einen Nachweis.
Seit der Veröffentlichung der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) im November 1995 in der Fassung vom September 2012 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 hat das Bundesfinanzministerium den Betriebsprüfern Regeln an die Hand gegeben, wie mit einer IT-gestützten Buchführung umzugehen ist. Sie wurden ergänzt durch Regeln zu den Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom Januar 2001. Bei beiden Schreiben handelt es sich „nur“ um interne Anweisungen an die Finanzverwaltung. Sie sind nur für Bedienstete der Finanzverwaltung bindend. Sie bestimmen aber, dass von ihnen eine IT-gestützte Buchführung als ordnungsgemäß zu akzeptieren ist, wenn diese Grundsätze beachtet sind. Somit geben sie auch den Unternehmen Hinweise, wie sie ihre Buchführung einzurichten haben, damit es keine Beanstandung durch die Finanzverwaltung gibt.
Die Finanzverwaltung hat, die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungsysteme” (GoBS) und die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU) sowie die „Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ in dem neuen Schreiben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD vom 14. 11.2014 (vgl. BMF, Schreiben vom 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003) zusammengeführt und auf einen aktuellen Stand gebracht.
Für elektronische Buchführungssysteme gilt:
· Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen kann sowohl hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleistet werden.
· Spätere Änderungen sind ausschließlich so vorzunehmen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar bleiben.
· Auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein.
Diese Grundsätze gelten unabhängig, ob das Dokument von Anfang an eine elektronisches Dokument war oder durch Scannen erst erzeugt wurde.
Die Bundessteuerberaterkammer hat bereits im März 2014 zusammen mit dem Deutschen Steuerberaterverband eine "Muster-Verfahrensdokumentastion zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege"veröffentlicht. Darin steht, wie Unternehmen vorzugehen haben, damit es zu keinen Problemen mit der Finanzverwaltung kommt, wenn sie Papier ersetzend scannen.
Darauf aufbauend wird es eine Checkliste vom DIHK geben, mit der die Anforderungen in die Praxis der Betriebe umgesetzt werden kann.
Fazit: Durch Digitalisieren Kostenersparnis erreichbar
Daraus folgt für Unternehmen, dass sie bereits heute Unterlagen aus bedrucktem Papier digitalisieren können. Damit lassen sich Kosten für die Ablage deutlich senken. Auch die Dauer von Aufbewahrungsfristen ist dann kein Problem mehr. Elektronischer Speicherplatz ist im Vergleich zum Regalmeter für Ordner voller Papier deutlich kostengünstiger. Dazu kommt noch, dass digital archivierte Dokumente auch wieder gefunden werden können. Sie können nicht an der falschen Stelle und damit unauffindbar abgelegt werden. Eine Volltextsuche findet auch eine an der falschen Stelle abgelegte Datei wieder.
